Trudną sztuką jest gromadzenie, a zwłaszcza
wybór materiału, który prezentujesz. Nie możesz
mówić wszystkiego co wiesz. Zakładam, że wiesz więcej niż
chcesz powiedzieć - to nawiasem mówiąc inna ważna reguła
prezentacji.
Trzeba wiedzieć więcej. Trzeba znać się na rzeczy, o
której się mówi. Publiczność, nawet jeżeli nie
zna się na tym o czym mówisz z łatwością wyczuwa, czy
poruszasz się po omawianym temacie ze swobodą, czy masz do powiedzenia
coś ponad to, co pokazujesz na planszach, czy raczej twój
wywód to wyuczona na pamięć czytanka.
Ale - wracając do tematu - jak wybrać to, co trzeba
powiedzieć, aby wywód był kompletny, ale nie nazbyt
rozwlekły i przytłaczająco szczegółowy? Pierwszy etap to
gromadzenie materiałów i zbieranie danych. Zacznij go
możliwie wcześnie. Wiedząc, że prezentacja ma być na przykład za
miesiąc zbieraj wszystkie informacje, które mogą okazać się
przydatne.
Gromadzenie materiału
Jeśli często prowadzisz prezentacje na tematy zawodowe
to buduj swoje archiwum informacji ciekawych, przydatnych, wyjątkowych,
śmiesznych itd. Kiedyś się przydadzą. Bardzo frustrujące jest, gdy już
na etapie rysowania plansz przypominasz sobie, że gdzieś widziałeś
wykres, który "bardzo by tu pasował" ale nie możesz sobie
przypomnieć gdzie go widziałeś... Nie bój się zgromadzenia
zbyt wielu informacji. Jest czas na gromadzenie i jest czas na
selekcjonowanie.
- Przygotuj się psychicznie na to,
że część pracy, którą wykonujesz wyrzucisz do kosza
(dokładniej rzecz biorąc wyrzucisz z końcowej wersji prezentacji, co
nie znaczy, że nie wykorzystasz ich w przyszłości).
- Nie zakładaj niczego z
góry (na przykład, że musisz pokazać co najmniej 15 plansz,
albo że koniecznie musisz pokazać schemat urządzenia, omówić
proces technologiczny, czy też wszystkie założenia strategii).
- Nie zaczynaj od początku.
Przygotowując materiały do wystąpienia zacznij od tej części,
którą najbardziej lubisz (albo na której
najlepiej się znasz).
- Pokazuj obrazy. Wszystko, co
możesz narysować zamiast opisywać - narysuj. Rysunek jest lepszy od
opisu a wykres - lepszy od tabeli.
- Nie narzucaj sobie kolejności
prezentowania informacji. Na ustalenie kolejności jest czas
później - kiedy masz już zgromadzone materiały do
wystąpienia.
Dobrym efektem tej części przygotowań jest zgromadzenie
materiału, którego nie da się w całości wykorzystać w czasie
przeznaczonym na prezentację. Trzeba więc wyeliminować
niektóre fragmenty. Jak wybierać i skracać?
Selekcja materiału
- Wyrzuć wszystko, co dotyczy
wyłącznie ciebie lub twojej firmy. Zrezygnuj z informacji typu: lista
klientów, których obsługujemy na rzecz informacji
typu: co dla nich zrobiliśmy. Jeden konkretny przykład pracy wykonanej
dla jakiegoś klienta może zdziałać znacznie więcej niż plansza z
imponującą szachownicą emblematów firm "dla
których pracujemy". To zazwyczaj są wielkie firmy i
prawdopodobne jest to, że twoja konkurencja też dla nich pracuje (w
innym kraju albo dla innego oddziału) i także pokazuje tych
klientów jako swoje referencje. Na doświadczonych odbiorcach
takie plansze nie robią wrażenia. Natomiast użycie przykładu pokazuje,
że: (1) rzeczywiście coś zrobiłeś, (2) umiesz o tym opowiedzieć, więc
się na tym znasz, (3) angażujesz się w sprawy swoich
klientów (bo przykład powinieneś opowiedzieć tak, żeby było
to widać).
- Znajdź powtarzające się
informacje i wyeliminuj je. Nie dotyczy to tylko podsumowań i
streszczeń, w których, siłą rzeczy, muszą zostać
powtórzone omówione wcześniej kwestie.
- Znajdź kluczowe elementy
wystąpienia, czyli takie, które na pewno pozostawisz
(najważniejsze tezy, wyniki badań, wnioski, ale także te,
które są najbardziej efektowne i posłużą do skoncentrowania
uwagi słuchaczy). Następnie wybierz takie, które zapewnią
łagodne przejścia pomiędzy elementami kluczowymi. Pozostałe elementy
kandydują do usunięcia.
- Mając przed sobą konieczność
wybrania kilku plansz, które trzeba wyrzucić możesz posłużyć
się takimi prostymi, ale zazwyczaj skutecznymi regułami: (1) usuwaj
raczej plansze z tekstem niż z elementami graficznymi; (2) jeśli masz
wybór: usunąć planszę nr 4 czy nr 15, usuń planszę nr 4
(plansze, które nawet tobie wydają się nadmiarowe a są na
początku wystąpienia niepotrzebnie przedłużają wstępne wywody
odwlekając moment przejścia do meritum); (3) nie wyrzucaj plansz z
planem prezentacji, nawigacją, podsumowaniami. Ich pojawienie się w
prezentacji nie zabiera wiele czasu a pomaga publiczności śledzić
przebieg wywodu.
Wykorzystanie przygotowanych informacji
Pamiętaj, że prezentacja jest czymś dynamicznym. Za
każdym razem działa inaczej. Liczba plansz tylko z grubsza przekłada
się na czas prezentacji. Ten sam zestaw 15 slajdów jednemu
prezenterowi posłuży do zilustrowania 10-minutowej prezentacji a inny
wykorzysta go jako podstawę 2-godzinnego wystąpienia.
Najważniejsza część przygotowań odbywa się w twojej
głowie i nie jest dokumentowana wydrukami. Staraj się wiedzieć o czym
będziesz mówił w kolejnych krokach prezentacji ale nie
zapamiętuj słów, którymi to powiesz. Słowa
przyjdą same.
Wojciech Murzyn
www.prezentacje.edu.pl
